Mas no meio da organização, algumas decisões erradas podem trazer problemas bem grandes para toda a turma. Por isso, trouxemos alguns erros comuns na organização da formatura para que você e seus colegas possam evitá-los e planejar os eventos da forma mais tranquila e segura possível.
Falta de planejamentoEm qualquer evento, grande ou pequeno, o planejamento é essencial para garantir que tudo funcione bem. Na formatura não é diferente, principalmente pela alta complexidade e por envolver dezenas de pessoas pagantes e centenas de convidados.
Esse planejamento deve ser feito logo no início, indicando o valor que será arrecadado, o prazo para cada decisão e tudo que deverá conter em cada evento. Assim, a comissão não irá sair contratando tudo que vê pela frente só porque acha legal e bonito e não irá gastar mais do que deveria com cada um dos eventos.
A comissão é a responsável por realizar esse planejamento e apresentar ao resto dos formandos. Claro que algumas mudanças podem ser feitas no caminho, se preciso, mas pelo menos vocês terão uma boa base.
Escolha os melhores para Comissão de FormaturaJá que falamos de comissão, essa é uma escolha que também vai influenciar muito no andamento da formatura. A votação dos membros deve ser feita conscientemente, e não apenas porque um é gente boa ou o outro é seu amigo. Você realmente confia na capacidade deles de gerenciar um evento desse porte?
Quando a comissão não é bem montada, pode acontecer de alguns integrantes serem displicentes com as atividades que deveriam realizar, atrasando tarefas e causando erros.
Na hora da votação, dê preferência para pessoas responsáveis, com um bom senso de coletividade e que tenham a firmeza para ir atrás do melhor para a turma. A função de presidente, principalmente, deve ser ocupada por alguém com capacidade de parar qualquer briga e fazer todos chegarem a uma decisão, tudo isso sem perder o controle da situação.
Controle a arrecadaçãoNa hora do planejamento, os formandos já têm uma boa ideia de quanto deverá ser pago por aluno e quanto deverá vir de arrecadações extras, como festas, rifas e livro de ouro. Se a comissão não acompanhar periodicamente como está a entrada de dinheiro, pode levar um susto no fim do curso.
Pode acontecer de algum aluno desistir de participar ou algum item sair mais caro que o esperado, por isso o acompanhamento minucioso de cada movimentação financeira e o ajuste de metas é essencial para não faltar dinheiro e prejudicar toda a formatura.
Além disso, a comissão tem que lidar com um problema bem comum: a inadimplência dos colegas. Principalmente quando a turma prefere não fechar com uma empresa de formatura de primeira, fazer essas cobranças pode ser uma tarefa chata, mas é importante para manter a arrecadação acontecendo.
Negocie com fornecedores
Por mais que pareça vantagem fechar com um buffet que cobrou metade do valor do outro, essa escolha pode sair mais cara no fim. Isso porque os fornecedores da formatura, como cerimonial, decoração e fotografia, devem ser escolhidos pela qualidade do serviço.
Antes de fechar, observe os trabalhos anteriores e busque opiniões de antigos clientes. Um fornecedor errado pode fazer com que sua formatura tenha falhas, o que ninguém deseja depois de passar meses e anos planejando, não é mesmo?
Tenha reserva financeiraComo vimos, imprevistos acontecem e um erro pode levar a um prejuízo considerável. Na hora de planejar a arrecadação, vale a pena colocar um valor a mais por segurança. Dessa forma, caso algum aluno desista em cima da hora ou um fornecedor falhe, a turma pode usar a reserva para cobrir o valor.
Na melhor das hipóteses, se nada sair errado, a turma vai ter uma boa quantia para chamar uma segunda banda ou dar um upgrade no bar.
Antecipe
Você sabe que formatura não é um evento barato, por isso, quanto mais cedo a turma começar a organizar e arrecadar dinheiro, mais baixas vão sair as parcelas e mais alunos conseguirão participar.
Outra vantagem de começar cedo é conseguir reservar os fornecedores com antecedência, o que pode garantir bons descontos, principalmente se já der para pagar uma parte do valor à vista. Quando deixa para o ano da formatura, muitos fornecedores já não terão mais agenda disponível e os que têm irão cobrar um valor muito mais alto.
Pois é, muita coisa pode dar errado na hora de organizar a formatura, mas seguindo todas essas dicas e aprendendo com os erros dos outros, sua formatura tem tudo para dar certo.
Fonte: https://blog.suaformatura.com/6-erros-para-nao-cometer-na-organizacao-da-formatura/
